برنامه ریزی
شده هدف بزرگ یا کوچکی داشته باشید و بسیار خواهان رسیدن به آن هدف باشید، و ندونید از کجا باید آغاز کنید؟ چه کارهایی باید انجام بدید؟ و چه مسیری شما را به هدفی که دارید میرساند؟ درست در همین جاست که برنامه ریزی اهمیت خود را نشان میدهد و می‌تواند به بهترین شکل ممکن به پرسشهای شما پاسخ دهد.
برنامه ریزی مانند یک مسیر و جاده است که ما را از نقطهای که اکنون در آن قرار داریم به نقطهای که دوست داریم به آن برسیم راهنمایی می‌کند. یک برنامه ریزی درست و اصولی کارایی ما را افزایش میدهد، استرس را کم می‌کند و به ما کمک می‌کند تا مسیر موفقیت را هموارتر و ساده‌تر بپیماییم.
گرچه باید به این نکته توجه کرد که برنامه ریزی تنها درست کردن یک لیست از کارهایی که باید انجام شود نیست! بسیاری از افراد به دلیل رعایت نکردن اصول علمی برنامه ریزی نمی‌توانند برنامه‌یشان را اجرایی کنند. همچنین، چالش‌های گوناگون یا تغییرات ناگهانی میتوانند بهترین برنامه‌ها را نیز از بین ببرند. پس بیایید یک بار برای همیشه برنامه ریزی را یاد بگیریم.
تعریف برنامه ریزی از دید روانشناسی
بیایید با تعریف برنامه ریزی آغاز کنیم. از دید روانشناسی برنامه ریزی فرآیندی است که در آن مشخص میکنیم با انجام چه کارهایی به هدفی که داریم میرسیم. این برنامه ریزی باید زمان مشخص داشته باشد، در این زمان مشخص باید به هدف مشخصی که درست انتخاب شده است، برسیم.
مراحل یک برنامه ریزی مؤثر
پیشنهاد می کنیم برای نتیجه گیری بهتر از برنامه ریزی خود، می توانید مراحل زیر را در پیش بگیرید.
انتخاب اهداف واقع بینانه، قابل اندازه گیری و مشخص
نخستین و مهمترین مرحله‌ی برنامه ریزی، انتخاب هدف است. شما باید با ظرافت و دقت بالا این هدف را انتخاب کنید، چون این هدف پایه و بنیاد برنامه ریزی شماست و بناست زمان و انرژی شما صرف رسیدن به این هدف شود. پس بهتر است برای انتخاب بهتر از معیارهایی برای سنجش درستی آن بهره ببرید. برای اینکه بهتر با هدف گذاری آشنا شوید، می توانید مقاله هدف گذاری را به دقت بخوانید و نکات آن را پیاده نمایید.
پیشنهاد ما برای هدف گذاری بهتر مطالعه کامل مقاله هدف گذاری می‌باشد. با این همه در ادامه گزیده از مطالب لازم در زمینه هدف گذاری را آورده ایم.
مشخص بودن هدف
نمونه: به جای (میخواهم ورزش کنم) بنویسید: میخواهم، چهار روز در هفته و هر روز به مدت یک ساعت ورزش کنم.
– میخواهم به تناسب و زیبایی اندام برسم.
یا
– میخواهم بدن سالمی داشته باشم.
یا
– میخواهم قهرمان المپیک بشوم.
برای اینکه بتوانیم برنامه ریزی درستی انجام بدهیم باید دقیق مشخص باشد چه هدفی داریم.
قابل اندازه گیری بودن هدف
نمونه: در آخر این ماه 5 کیلو کاهش وزن خواهم داشت.
برای اینکه بهتر بتوانیم به خواسته ای که داریم برسیم، هدف قابل اندازه گیری می گذاریم. سپس از هدف را به واحد های کوچکتر خورد میکنیم و گام به گام به سوی آن حرکت می کنیم. همانطور که می بینید محدودیت زمانی هم برای هدف درست در نظر گرفته می شود.
واقع بینانه بودن هدف
نمونه: 5 روز ورزش به مدت یک ساعت برای کسی که هیچ تحرکی ندارد غیرواقعی است. کمی اهداف را کوچکتر می کنیم و رسیدن به هدف بزرگتر را به مرحله بعد واگذار می کنیم. برای نمونه اگر هیچ تحرکی نیست. شاید بهتر باشد با یک یا دو روز ورزش کردن در هفته آغاز کنیم یا اینکه چهار روز در هفته روزی یک ربع ورزش کنیم. پس از رسیدن به این هدف، میتوانیم مقادیر را افزایش دهیم.
خورد کردن هدف به هدف‌های کوچکتر
اکنون که چند هدف مشخص کردید. نیاز است از بین آنها اولویت بندی انجام بدهید. میتوانید تا 10 شماره اولویت بندی کنید و نکته مهم این است که تنها اولویت یک را باید بر گزینید. حداکثر دو یا سه هدف میتوانید داشته باشید و بقیه موارد را باید به بعد موکول کنید.
برای رسیدن به هدف هایمان زمان تعیین کردیم، این زمان هم بهتر است یکسال آینده یا کمتر باشد و هرگز هدفی دورتر از پنج سال آینده نمی گذاریم.
اکنون باید بنگریم، اگر بناست تا سال آینده به این هدف برسیم، تا 6 ماه آینده باید چه کنیم ؟
هدف ما برای یک ماه آینده چه باشد ؟ تا هفته آینده چه اقداماتی لازم است ؟
همین امروز، چه اقداماتی لازم است انجام بدهم ؟
پس از مشخص کردن هدف نوبت به برنامه ریزی اصلی میرسد و نکته مهم در این زمینه، انعطاف پذیر بودن برنامه ریزی است.
تکنیک های برنامه ریزی
هنگامی که دسته بندی هدف به هفته و روز رسید اکنون میتوانیم. از تکنیک های برنامه ریزی کمک بگیریم. هفته خود را بر پایه مهم و فوری بودن کارهایتان برنامه ریزی کنید برای اینکار از ماتریس آیزنهاور کمک می گیریم.
تکنیک ماتریس آیزنهاور
- در این تکنیک شما باید کارهایتان را بر اساس فوریت و اهمیت به 4 دسته تقسیم کنید:
- مهم و فوری: این کارها را سریع انجام دهید.
- مهم اما غیر فوری: برای این کارها برنامه ریزی کنید.
- غیر مهم اما فوری: این کارها را به دیگران بسپارید یا پس از دسته یک و دو آنها را انجام دهید.
- غیر مهم و غیر فوری: این کارها را حذف کنید.
تکنیک تایم باکسینک
اکنون به برنامه ریزی روزانه میرسیم. باید بدانید ساعت به ساعت یک روز مهم است و برای رسیدن به اهداف و خواسته هایمان مهم است که برای هر ساعت از روزمان برنامه ریزی داشته باشیم.
این تکنیک به فارسی، بسته بندی کردن زمان یا بلوکه کردن زمان می باشد.
به انگلیسی (time blocking – time boxing)
در این روش رزومان را بررسی می کنیم. مهمترین کار بهتر است در بهترین زمان بازدهی شما انجام شود.
بهترین زمان بازدهی هرکس متفاوت است. در این باره باید قلق خود را پیدا کنید. برای بسیاری از افراد این زمان اول صبح می باشد و برای برخی زمان دیگری است.
در این زمان باید مهمترین کار روز را انجام دهید.
کارهای مهم فوری اولویت دارند و نخست باید آنها انجام شوند. سپس کارهای مهم و غیرفوری و پس از آن کارهای دیگر.
با توجه به حجم کارها، به هر کار زمانی بین یک ربع تا 90 دقیقه اختصاص میدهیم. سر ساعت مشخص کار را آغاز می کنیم و کار تا پایان بازه زمانی به هر کجا که رسید باید آنرا رها کنیم. نکته مهم که در تکنیک پسین گنجانده شده است، در نظر گرفتن زمان های استراحت بین هر بلوک زمانی کاری با بلوک بعدی است.
تکنیک کار عمیق- استراحت عمیق
برای بازدهی هرچه بهتر ما، و انجام خواسته هایمان نیاز است، زمانی را برای استراحت در نظر بگیریم. تمرکز و فوکوس روی هدف باعث میشود بتوانیم به خوبی به آن هدف مشخص در بازه زمانی تعیین شده برسیم و برای داشتن تمرکز هرچه بهتر نیاز به استراحت درست است.
گار عمیق یعنی هنگام کار به هیچ چیز دیگری فکر نکنیم و تمام تمرکز ما روی کار باشد و استراحت عمیق یعنی فقط در اینجا و اکنون باشیم و استراحت کنیم، به گذشته و آینده فکر نکنیم و استراحت مطلق داشته باشیم.
ما به عنوان یک انسان نیاز به استراحت ها و تفریح های کوچک و بزرگ داریم. برای نمونه یک روز تفریح و استراحت در هفته. یا یک تفریح عمیق مانند مسافرت چند روزه پس از یک ماه که کار سنگین و عمیق انجام داده ایم. باعث می شود تا بتوانیم ادامه بدهیم. تفریح های عمیق و مفیدی که به آنها علاقه مندید در زندگی خودتان بیابید و آنها را در برنامه ماهیانه و هفتگی خود بگنجانید.
بهتر است تفریح های انتخاب شده شما مفید باشند و از دوپامین های بی ارزش دوری کنید. استراحتی که همه روزه لازم داریم قاعده ای دارد که در تکنیک پسین گفته ایم.
تکنیک پومودورو
در این روش تمام عوامل حواسپرتی را حذف می کنیم و برای مدت زمان مشخصی به طور متمرکز کار تعیین شده را انجام میدهیم. نمونه رایج 25 دقیقه کار عمیق است.
راس پایان این زمان باید دست از کار بکشیم و چند دقیقه ای استراحت عمیق کنیم. که نمونه رایج آن 5 دقیقه استراحت می باشد.
در این روش پس از چهار سیکل کار عمیق- استراحت کوتاه. میتوانید یک استراحت طولانی (15 تا 30 دقیقه) داشته باشید. این اعداد را میتوان کمی تغییر داد و شخصی سازی کرد.
ثبت پیشرفت در برنامه ریزی
برای بازدهی بهتر پیشرفت های خود را ثبت کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا میزان رشد خود را بسنجید و از طرفی به شما انگیزه میدهد تا به مسیرتان ادامه دهید. راه‌های گوناگونی برای ثبت پیشرفت وجود دارد؛ شما میتوانید از انواع اپلیکیشن‌های برنامه ریزی روی گوشی یا لپتاپ خود بهره بگیرید و یا پیشرفت خود را در ژورنال‌ها و دفترهای برنامه ریزی بنویسید.
پیشنهاد می کنیم، از تکنیک Route Review(RR) بهره بگیرید. البته شما ممکن است روشهای دیگر جورنالینگ (مستندسازی) را ترجیح بدهید. نوشته آنچه می کنید در هر روی کار خوب و موثری است.
تکنیک مرور مسیر RR
در این روش شما هر روز صبح در روتین روزانه خود بلافاصله پس از بیداری یا با فاصله کمی از زمان بیدار شدن، روی کاغذ یا نرم افزار نوت، سه کار کوچک خوبی که دیروز انجام داده اید (سه نقطه پیشرفت) را می نویسید. این کارها میتوانند بسیار ساده باشند و نیازی نیست حتماً کار بزرگی کرده باشید. برای نمونه : دیشب پیش از خواب گوشیم رو گذاشتم کنار و چکش نکردم. یا – دیروز پنج دقیقه مدیتیشن کردم و …
سپس یک کار که نیاز به بهبود دارد( یک نقطه قابل بهبود) را می نویسید. برای نمونه : دیروز هنگام کار عمیق تمرکز نداشتم. یا – صبح اول صبح پیش از روتین روزانه ام گوشی را چک کردم و وارد شبکه های اشتباهی شدم.
ذهن ما به صورت پیش فرض روی نقاط منفی تمرکز دارد. همچنین کارهای خوب کوچکی که انجام داده ایم را در نظر نمی گیرد و معمولاً آنها را فراموش می کنیم. این نوشتن روزانه نقاط پیشرفت به ذهن منفی باف ما یادآوری می کند که در حال پیشرفت هستیم و در مسیر درستی قرار گرفته ایم. و نوشتن یک نقطه قابل بهبود هم باعث میشود از آنطرف بام نیافتیم و یادمان باشد، هر روز میتوانیم کمی بهتر از دیروز باشیم. (بهبود مستمر)
سنجش و بهینه سازی برنامه ریزی
برای بهینه سازی برنامه ریزی خود، در پایان هر هفته یا هر ماه برنامه ریزی و کارکرد خودمان را با پاسخ به پرسش های زیر بررسی می کنیم :
- آیا به اهدافی که مشخص کرده بودم رسیدم ؟
- کدام بخش از برنامه ام موثر بوده است و کدام بخش نیاز به بازبینی و اصلاح دارد ؟
- عوامل حواسپرتی من چه چیزهایی بودند ؟
اگر پس از پاسخ دادن به این پرسش ها به این نتیجه رسیدید که برنامه شما نیاز به اصلاح دارد میتوانید ترفندهای زیر را به کار ببرید:
- کم کردن وظایف روزانه در صورت بالا بودن فشار برنامه
- حذف کارهای غیر ضروری
- بالا بردن انگیزه با افزودن چالش‌های جدید
نداشتن تعهد به برنامه و کم کاری کردن
با هدفگذاری درست، در نظر گرفتن تفریح و استراحت و رعایت نکاتی که تا کنون نام بردیم. برآن شدیم که تا جای ممکن از پیش آمدن این چالش جلوگیری کنیم.
این چالش در بیشتر مواقع برای نداشتن انگیزه کافی، احساس خستگی یا ترس از شکست رخ میدهد.
شما میتوانید از قانون 5 دقیقه نیز بهره بگیرید؛ اگر آغاز کردن کاری براش شما سخت است، میتوانید با انجام 5 دقیقه از آن کار در هر روز آغاز کنید. نتیجه پس از گذشت مدتی خارق العاده است و دیگر آن کار برای شما سخت نیست.
با اینهمه ممکن است بازهم دچار بی انگیزه بودن و اهمال کاری شوید. نگران نباشید این یک امر طبیعی است و برای هر انسانی رخ میدهد. کارهایی همچون مدیتیشن مرتب، و راهکارهای افزایش تمرکز و آرامش دیگر هم میتوانند تا حدودی موثر باشند. با اینهمه اگر بازهم حال خوشی نداشتید و یا کارهایتان را به موقع انجام ندادید، ممکن است یک استراحت طولانی مدت کمک کننده باشد مانند سفر رفتن و … و اگر با همه این کارها مشکل برطرف نشد، حتماً به یک مشاور روانشناس (تراپیست) مراجعه نمایید.
عملگرایی شرط اثرگذاری برنامه ریزی
برنامه ریزی خوب است اما به خودی خود و به تنهایی مایه رسیدن به اهدافمان نمی شود. این عملگرایی است که لازمه رسیدن ما به اهداف و خواسته های ماست. مطالعه، تحقیق و برنامه ریزی پیش از انجام هرکاری خوب است و به شدت پیشنهاد میشود ولی باید حواسمان باشد که در تحقیق کردن، حتی یادگیری و برنامه ریزی غرق نشویم.
پس فراموش نکنید که اقدام کنید. حتی ریز اقدام هم خوب است. اشکالی ندارد اگر اشتباه کردید یا کاری را کاملاً درست انجام ندادید، اینکه اقدام کنیم و شکست بخوریم بهتر از آن است که هیچ اقدامی نکنیم. اصلاً یک پیشنهاد دارم. بیایید همین اکنون، هدف گذاری و برنامه ریزی را آغاز کنیم.
دیدگاهتان را بنویسید